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泰州市开源服务公司档案全文扫描项目询价公告
发布日期:2018-12-21 11:44信息来源:泰州市史志档案办浏览次数:字号:[ ]

 

一、采购内容

     
序号   

泰州市开源服务公司档案全文扫描服务项目  

 
 

1

 
 

   本次采购预算为9万元,供应商在报价时请报出扫描的单价(页数为最终形成A4幅面电子图像的数量)。总扫描数量由采购单位根据扫描单价及总预算价确定。

 
 

档案全文扫描总体要求:

 

   1.项目实施过程中严格执行以下标准及规范:

 

   (1)《纸质档案数字化技术规范》(DA/T  31-2005)

 

   (2)《档案数字化转换操作规程》(DB32/T1894-2011)

 

   (3)《文书档案文件级目录数据库结构和数据交换格式》(DB32/505-2002)

 

   2.成交供应商需自携设备并派人员上门提供加工服务,各种设备性能良好,扫描仪分辨率在300DPI以上;采购单位不提供档案扫描所需的任何设备和数字化加工软件,只提供场地、相关水电需求和必要的档案业务指导、档案原件以及数据验收,其他工作内容及责任均由成交供应商承担。

 

    3.项目实施过程中使用的计算机、扫描仪及其它相关设施设备只能作为本项目专用,不得将设备挪作他用或随意把不属于本项目的设备带进工作场所进行操作。

 

   4.成交供应商在签订合同时,应成立项目组,指定项目负责人,项目负责人必须是成交供应商  的公司级负责人。工作人员必须严格遵守档案管理的相关规定,自觉遵守采购单位的管理制度,作息时间与采购单位工作人员一致。中途不得随意更换工作人员,如需更换应征得采购单位同意。

 

   5.确保在数字化的整个过程中不对档案原件造成二次损伤。

 

    6.成交供应商需提供24小时热线以及不大于4小时现场响应的项目后期维护服务。 

 

 

二、供应商资格要求: 

1.必须具有独立法人资格,能独立承担民事责任,须具有一般纳税人资格。 

2.营业执照中须具有“档案扫描”或“档案数字化”方面的经营内容。 

三、报价注意事项: 

1.供应商应按照本询价公告的要求编制报价文件,报价文件应对本询价公告提出的要求和条件作出实质性响应。否则,按照不响应处理。报价中含项目实施、人工、附件、税金、等所有相关费用,请各供应商在报价时请充分考虑各种因素(如运输、送货等各种费用)。 

2.供应商应详细阅读询价文件的全部内容,供应商对询价文件有疑问或异议的,请在递交报价文件3日前以书面形式(加盖单位公章)递交至采购单位。 

有关技术及需求问题,请与采购单位联系。 

 采购单位:泰州市开源服务公司  联系人:周俊  联系电话:0523-86519028 

3.报价文件构成 

(1)报价供应商的资格、资质证明文件(加盖单位公章): 

        A.企业法人营业执照复印件; 

(2)报价承诺书(按照附件一格式填写); 

    (3)报价表:报价表必须按提供的报价样表格式填写(附件二),如有其他情况需要说明的,在备注栏中注明。所有涉及报价的页面均须加盖单位公章,否则视为无效报价。 

报价文件正本一份,报价文件中必须包含上述要求提供的所有材料,否则以未实质性响应询价文件处理。报价文件装订成册并密封,密封袋上标明:询价编号、项目名称、报价单位名称,否则视为无效报价。 

    4.报价文件递交 

    报价文件请于2018 年 12 月 28日下午2:00密封送至泰州市档案馆大楼452办公室。 

联系电话: 86519028 

地址: 江苏省泰州市海陵区凤凰东路69号    

四、商务要求: 

1.扫描服务质量要求:供应商须提供符合采购需求的扫描服务。 

    (1)本次全文扫描的档案,需先利用招标方提供的软件,进行文件级目录著录,并替换原有卷内目录(归档文件目录)。 

(2)扫描分辨率为300dpi,特殊情况,如文字偏小、密集、清晰度以及纸质状况较差等,可适当提高分辨率。对带有照片的档案,采用600dpi分辨率进行扫描。 

(3)扫描模式:彩色。 

(4)扫描图像文件存储格式:原始的TIFF多页格式和经过合成的双层PDF格式两种,分别保存在以“全宗号”和“全宗号+ PDF”命名的文件夹中,图像文件以档案原件的档号(文件级)命名。 

(5)扫描时应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素,设置最佳的扫描明暗度、对比度,保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。 

(6)对扫描图像进行加工裁剪、去边、去污等技术处理,不留文字版面外的暗影、无干扰信息。 

(7)扫描图像的倾斜度不得超出1度,不允许有折叠或缺损,保持图像的完整,图片端正、无扭曲。 

(8)对扫描图像文件进行核对与检查,确保图像页面与档案原件页面一一对应,不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况。 

(9)扫描完成后,应尽可能地按照原来的装订孔进行装订,并确保文件排列顺序正确,无漏页、不压字、页面不颠倒且装订牢固。 

(10)在对扫描完成的TIFF文件进行PDF转换时,同时为招标方转换馆藏TIFF文件,数量与中标数量一致。 

(11)扫描完成的TIFF文档,需在软件系统中进行挂接。 

2.项目实施地点:成交供应商应按照采购单位的要求,在其指定地点实施档案扫描服务。 

3.项目服务期限:服务期限为2个月,具体开始时间以中标日为准,在此期限内成交供应商须按合同规定向采购人提供上述服务。 

五、安全保密工作要求: 

1.硬盘及移动介质由采购单位提供,工作完成后由采购单位收回,非采购单位允许的工具,不得带入。 

2.参与数字化加工的工作人员,需提供身份证复印件留存,并签订保密协议。 

3.所有数字化工作,必须在规定的场地内进行,凡在加工场地内的一切物品,未经同意,不得擅自带离。 

4.档案出入库房必须有采购单位工作人员的带领,并填写档案出入库清单,双方签字。数字化完成的档案,要及时归还入库。 

5.数字化过程中,工作人员不得仔细浏览档案内容,不得抄录档案内容,不得议论档案内容。数字化工程结束后,所有参与数字化的工作人员要根据保密协议,承担无限期保密义务。 

六、数据验收: 

1.数据验收 

    (1)检查全部已完成数字化转换的所有数据,包括 目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。 

    (2)验收比率100%。 

2.验收指标 

目录数据库与图像文件挂接错误,卷内目录不完全对应,或目录数据库、图像文件出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,抽检标记为"不合格"。 

(1)档案原件:完整率100%; 纸张页面错位、颠倒、压字等差错率≤1‰。 

(2)电子目录:档号、题名等关键字段正确率100%,其余字段错误率≤5‰。 

(3)图像文件:漏扫率≤0.2‰; 图像方向、偏斜度、清晰度、失真度等差错率≤1%;  命名差错率≤1‰。 

(4)数据挂接:正确率100%。 

 3.验收审核 

(1) 按批次进行数据移交验收。 

(2)成交供应商提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条,不合格的, 全部发回由成交供应商全面自检,采购单位的验收记录不向成交供应商公开,待验收通过后,采购单位公开验收记录。在退回自检期间,采购单位将不再向成交供应商提供加工的档案。 

(3)采购单位在验收中检出的错误,成交供应商及时、无偿予以纠正并再次提交采购单位重新验收。 

(4)各批次档案验收通过后,须填写“验收报告单”,经采购单位验收组审核、签字后生效。 

(5)由于成交供应商的扫描质量达不到验收要求而引发的误时、经济等问题均成交供应商承担。 

七、项目交付及数据备份光盘要求 

(1)项目结束并全部验收合格后,乙方须以全宗为单位刻录光盘。 

(2)使用CD-R 和DVD±R档案级光盘进行数据备份。一卷(件)档案的影像文件必须存放在同一张光盘上,不允许拆分。 

(3)提交原始扫描图像及转换后的图像数据光盘一式 3套,一套交档案形成单位保管,一套由市档案局异地保管,一套由市档案馆保管。内容包括:本盘内所包含档案卷号及图像清单(Excel格式);档案扫描图像文件和档案目录数据。 

(4)光盘封面要根据分盘时生成的索引项打印出光盘编号与档案编号对应的光盘标签。若必须在标签面书写,必须使用专门的“光盘标签笔”。归档光盘禁止使用粘贴标签。 

(5)光盘数据验收:主要检查备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。双方验收确认后,履行光盘移交手续。 

(6)提交光盘刻录目录表二套,记录光盘号与案卷内容。 

八、合同的签订及注意事项: 

1.询价文件、补充文件及成交供应商的报价文件等均为签订合同的依据。 

2.成交供应商必须在中标(成交)通知书发出之日起五日内与采购人签订合同(格式见附件五)。 

九、成交原则:本项目按A4页面(A3及以上幅面按比例折算成A4幅面)结算,成交价格包括完成本次扫描所对应档案的检查、整理、修复、档案实体与电子目录校对、数字化扫描加工、全文挂接及数据备份等内容在内。 

十、付款方式:项目实施完毕并经采购单位验收合格后的一个月内付款100% 。 

泰州市开源服务公司 

       2018年12月21日

 

 

 

附件一:报价承诺书 

报 价 承 诺 书 

泰州市开源服务公司: 

(报价单位全称)授权(姓  名)(职  务)为全权代表,参加 项目为泰州市开源服务公司档案全文扫描服务项目询价的有关活动,并宣布同意如下: 

1.我方愿意按照报价文件的全部要求进行报价(报价内容及价格以报价文件为准)。 

2.我方完全理解并同意放弃对询价公告有不明及误解的权利。 

3.我方将按询价公告的规定履行合同责任和义务。 

                                                                                                                                                                                        地址:           邮编: 

                                                                                                                                                                                        电话:              传真:                                                                            报价单位代表姓名:       职务:                      

 

报价单位名称:(加盖单位公章)                         

 

      年     月      日  

 

 

附件二、报价表范本

 

报    价   表

 

泰州市开源服务公司档案全文扫描服务采购项目

 

      
 

项目名称

 
 

单价报价

 

(元/页)

 
 

备注

 
 

泰州市开源服务公司档案全文扫描

 
 

 

 
 

页数为最终形成A4幅面电子图像的数量

 

 

报价单位:                    (须盖章)  

 

联 系 人:                             

 

联系电话:                              

 

时    间:                               

 

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